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7 outils de collaboration en ligne gratuits et faciles à utiliser

Ici sur trendblog.net toute collaboration se passe en ligne. Nous avons commencé le blog en vivant dans 3 pays différents, et pendant tout ce temps nous avons réussi à parfaitement travailler ensemble, même sans nous voir depuis longtemps.

Depuis le lancement initial de trendblog.net, nous avons dû nous habituer à travailler ensemble à distance, en utilisant uniquement outils de collaboration en ligne gratuits. Ces outils nous permettent non seulement de travailler à partir de 3 emplacements différents, mais aussi d’être plus productif et reste organisé.

De nos jours, de plus en plus d’équipes/entreprises sont obligées de travailler ensemble à distance. Mais passer d’un flux de travail quotidien régulier à un logiciel de gestion de projet complexe et coûteux est très difficile à faire.

Avez-vous déjà eu du mal à collaborer avec succès en ligne avec vos clients ou fournisseurs ? Avez-vous besoin d’un logiciel qui aiderait votre équipe et/ou la direction à travailler plus efficacement ? Voici quelques suggestions pour vous :

Quels outils de collaboration devriez-vous utiliser ?

Au cours des 3 dernières années, nous avons réussi à travailler sur plusieurs projets en utilisant seul logiciel de collaboration en ligne gratuit (nous sommes passés à certains plans payants au fil du temps). Certains de ces outils vous sont peut-être déjà familiers. Mais nous voulons quand même les partager avec vous.

1. Boîte de dépôt

Boîte de dépôt est probablement l’un des outils que nous utilisons le plus pour la collaboration. Avec ce petit logiciel, nous pouvons avoir accès à tous nos documents, fichiers, articles et tout le reste.

Comme nous sommes tous des drogués de la technologie, nous possédons un certain nombre de technologies, notamment plusieurs ordinateurs portables, tablettes et smartphones. Et avec Dropbox, nous pouvons accéder à nos fichiers à partir de chaque gadget que nous possédons. Dropbox est compatible avec toutes les plates-formes informatiques et mobiles courantes. Il existe des applications natives conçues pour Windows, Mac, Ubuntu, Android, iOS et Blackberry. De plus, vous pouvez accéder à votre Dropbox à partir de n’importe quel navigateur Internet. Consultez la configuration système requise pour Dropbox.

Si vous n’utilisez pas Dropbox pour le travail d’équipe, vous devez absolument envisager de le faire immédiatement. Cet outil vous permet de créer ce que l’on appelle «dossiers partagés« , qui apparaîtra dans l’ordinateur de chaque membre de l’équipe. Tout fichier qui a été téléchargé dans ces dossiers peut être accessible par chaque personne de l’équipe ayant accès à cela.

C’est aussi simple que de créer un nouveau dossier sur votre ordinateur, d’y mettre des fichiers et de partager un lien avec votre ami ou collègue. Désormais, si cette personne accepte votre invitation dans le dossier partagé, tout ce que vous y ajoutez de votre côté apparaîtra comme par magie sur l’ordinateur de l’autre personne !

N’oubliez pas de consulter notre article sur les façons inhabituelles d’utiliser Dropbox et sur la façon d’obtenir plus d’espace Dropbox gratuitement !

Dropbox, bien sûr, propose également une solution d’entreprise. Consultez la page Dropbox Enterprise pour connaître les fonctionnalités, les avantages pour votre équipe et la comparaison entre le forfait Enterprise et Dropbox Business.

Dropbox est un incontournable pour tout le monde. Sérieusement.

http://www.youtube.com/watch?v=OFb0NaeRmdg

2. Google Documents

utiliser google docs pour éditer ensemble

Parfois, nous devons travailler sur un document ensemble en même temps. Avec Google Docs, vous pouvez le faire très facilement ; Cet outil vous permet de créer des documents, des présentations et des feuilles de calcul en ligne. Vous n’avez même pas besoin d’installer de logiciel de bureau – tout se passe directement dans votre navigateur ou via l’application mobile pour iOS et Android.

Créez simplement un document et partagez le lien avec d’autres personnes. Vous pouvez maintenant modifier le document ensemble en même temps dans mode direct.

À présent, Google Docs est mon outil de prédilection pour tout ce qui concerne la création de contenu. La beauté de Google Docs n’est pas seulement le fait que tout votre contenu est automatiquement enregistré et stocké pour un accès à distance depuis n’importe quel appareil, mais il peut également vous montrer un historique des modifications apportées à un document donné, il est facilement partageable et c’est absolument gratuit !

Bien entendu, chaque document que vous créez en ligne peut être exporté et utilisé hors ligne.

3. Le mou

Pour info, je ne suis pas payé pour ce que je m’apprête à dire à propos de ce merveilleux logiciel.

Alors oui, nous avons essayé Slack… C’est probablement l’un des meilleurs moyens pour les équipes de communiquer avec les membres de votre équipe. Pour faire simple, considérez Slack comme un client de chat sous stéroïdes.

Avec cet outil de communication, vous pouvez trier toutes vos différentes conversations dans différents « canaux », vous pouvez intégrer des tonnes de services et bien plus encore ! Par exemple, vous pouvez connecter Slack à IFTTT pour une action automatisée impressionnante ! Voici la liste de tous les outils logiciels possibles que vous pouvez intégrer à Slack.

Après être passé de Skype à Hangouts, nous avons remarqué que nous sommes quelque peu limités par notre principal canal de communication, qui est le chat. Nous ne pouvions pas placer les conversations importantes dans des endroits où elles pourraient être facilement trouvées pour référence future, la recherche de messages passés était une tâche pénible ** et les services que nous utilisons ne semblaient pas vraiment fonctionner de pair avec des outils qui nous avons déjà utilisé.

Besoin d’intégrer votre outil de gestion de projet préféré avec votre client de chat ? Obtenir des mises à jour sur les nouveaux tickets de support client ? Avec Slack, vous pouvez obtenir tout cela dans le flux, vous pouvez donc discuter avec votre équipe qui prendra en charge le dernier bogue ou la dernière tâche. Pour tomber amoureux de Slack, vous devez d’abord l’essayer. Heureusement pour nous tous, les petites équipes peuvent l’utiliser gratuitement et la mettre à jour quand elles en ont besoin. Pas convaincu? Regardez cette vidéo :

Si vous avez une très grande équipe avec de nombreux départements et sous-départements, vous devriez probablement jeter un œil au plan Enterprise de Slack, qui devrait être lancé en 2016 pour le grand public. Slack Enterprise vous donne accès à plusieurs équipes, ainsi qu’à des fonctionnalités de sécurité supplémentaires, des analyses et des solutions de facturation à l’échelle de l’entreprise.

Mise à jour : Slack vient de lancer une fonction d’appel vocal. Il est étonnamment stable, mais encore à ses débuts. Il ne permet rien au-delà des appels vocaux, vous n’obtiendrez donc pas de fonctionnalités de partage de vidéo ou d’écran. Pour le moment.

4. Skype

communication en ligne et collaboration avec skype

Skype est mon outil de prédilection pour tout ce qui concerne le chat vidéo. Il offre la meilleure qualité parmi tous les autres outils gratuits, ne consomme pas trop de données mobiles si vous êtes en déplacement et est généralement quelque chose que la plupart des gens ont déjà installé sur leurs ordinateurs. Donc, si vous planifiez un appel vidéo à distance, tout ce dont vous avez besoin pour envoyer votre nom d’utilisateur Skype et vous êtes prêt à partir.

Toutes les communications internes au sein de l’équipe trendblog.net se faisaient auparavant via Skype, soit via Messagerie instantanée ou appels vidéo. En dépit d’être séparés d’au moins 1 500 miles (2 500 km) l’un de l’autre, il semble que nous étions assis ensemble dans la même pièce.

5. Hangouts Google

utiliser Google Hangouts pour la collaboration

Avec Skype, vous ne pouvez discuter en vidéo qu’avec un maximum de 10 personnes. Et c’est la raison pour laquelle nous utilisons parfois Google Hangouts. Cet outil vous permet d’avoir un vidéo-conférence avec jusqu’à 100 personnes gratuitement.

Les nouveaux Google Hangouts sont parfaits pour garder toutes vos communications au même endroit et synchronisées. Il est encore largement utilisé comme client de chat dans le monde des affaires, principalement en raison du fait qu’il s’intègre à Gmail pour l’historique de recherche et l’importation de contacts. La qualité vidéo peut parfois être mauvaise, mais j’ai généralement une excellente expérience des vidéoconférences avec Hangouts.

Le problème de la qualité avait déjà été résolu par Google en 2013, mais ce n’est que maintenant que le grand G a fait un pas réel pour l’améliorer. Avec la dernière mise à jour, les utilisateurs devraient constater une augmentation significative de la qualité de la visioconférence, ainsi qu’une interface plus simple et plus propre pour le client Web.

6. Trello

outil de gestion de projet trello

Au cours des derniers mois, nous avons testé à peu près tous les outils de collaboration d’équipe/projet gratuits, y compris les plus populaires comme Asana et Podio. Après les avoir essayés, nous n’avions pas vraiment l’impression que ces outils nous facilitaient la vie. Au lieu de cela, gérer nos projets est devenu une corvée compliquée.

*Mise à jour : les projets devenant de plus en plus complexes, nous avons finalement décidé de passer à Asana. Plus d’informations à ce sujet ci-dessous.*

Mais il existe un outil différent. Trello utilise un système basé sur des cartes pour garder la vue d’ensemble de votre projet aussi simple que possible. Vous pouvez créer des colonnes personnalisées telles que « À faire » ou « En cours » que vous utiliserez pour organiser des tâches individuelles. Les tâches seront ensuite ajoutées sous forme de petite carte à la colonne. Pour chaque carte, vous pouvez définir une date d’échéance, écrire des commentaires, y affecter des personnes et bien d’autres.

Asana, Podio et autres sont faits pour les managers. Trello est fait pour les gens.

L’expérience utilisateur est particulièrement intéressante à propos de Trello. L’interface est très simple à utiliser. Par exemple, vous pouvez faire glisser chaque carte de colonne en colonne (c’est-à-dire après avoir terminé une tâche) et affecter des personnes à la carte en faisant glisser leur photo de profil sur la carte.

De plus, Trello a probablement la meilleure application de collaboration pour mobile et tablette. L’expérience est exactement ce que vous attendez d’une application, avec de nombreuses fonctionnalités tirées du système sur lequel elle s’exécute. Par exemple, vous pouvez supprimer des tâches sur votre iPad en les faisant glisser vers la gauche, ce qui révélera un bouton rouge « supprimer ». Cela ressemble beaucoup à la fonction de suppression native d’iOS. Tous ces éléments combinés garantissent que votre courbe d’apprentissage est aussi fluide que possible et que vous n’aurez pas mal à la tête en l’utilisant.

Regardez la vidéo ci-dessous pour une démonstration du fonctionnement de Trello.

http://www.youtube.com/watch?v=aaDf1RqeLfo

7. Asana

Les projets devenant de plus en plus complexes, nous avons décidé de revenir de Trello à Asana. Pour moi, personnellement, le nombre de tâches et de sous-tâches sur plus de 10 projets différents était difficile à suivre avec un système basé sur des cartes, mais ce n’est que mon point de vue personnel.

Asana est un outil astucieux de gestion de tâches et de projets, qui fonctionne particulièrement bien pour les équipes distantes avec une configuration de projet complexe. À l’heure actuelle, j’utilise Asana comme liste de tâches personnelle, car elle consolide toutes les tâches qui m’ont été assignées personnellement à travers les projets et les équipes, et les trie par priorité! Et, comme le savent ceux qui travaillent sur plusieurs projets en même temps, l’une des choses les plus difficiles est de prioriser.

La vidéo ci-dessous montrera les bases de l’utilisation d’Asana. Ne laissez pas la conception de l’interface utilisateur vous effrayer. Il a été récemment mis à jour et semble maintenant beaucoup plus propre (surtout sur mobile).

https://www.youtube.com/watch?v=liO5VbbIqIs

Quels outils utilisez-vous pour collaborer avec votre équipe ? Y a-t-il un logiciel d’entreprise que vous pouvez recommander à d’autres lecteurs ? S’il vous plaît laissez-nous savoir dans les commentaires!

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