Comment faire

Comment utiliser Google Drive

Google Drive est une solution de stockage en nuage avec 15 Go de stockage disponible pour les forfaits gratuits et payants, ainsi qu’un stockage et des fonctionnalités supplémentaires. Google Drive est une option conviviale grâce à son interface simple et à son intégration avec Google Docs.

Si vous débutez dans l’utilisation de Google Drive, consultez le guide suivant pour savoir comment créer un compte, charger et télécharger des documents, partager vos fichiers et tirer le meilleur parti du service.

Commencer

Accéder à Google Drive

capture d’écran

Étape 1: Si vous n’en avez pas déjà un, vous devrez créer un compte Google avant de continuer avec Drive. L’inscription est gratuite, et cela vous donnera un accès fluide et synchronisé à tous les services de Google. Vous devrez payer des frais si vous souhaitez plus de 15 Go de stockage, mais que vous choisissiez de le faire n’affectera pas votre capacité à utiliser le service. Le téléchargement de Google Chrome ne fait pas de mal non plus, étant donné que le navigateur Web populaire propose plusieurs extensions et outils qui s’intègrent bien à Drive.

Étape 2: Une fois que vous vous êtes inscrit (ou connecté à votre compte existant), vous pouvez accéder à Drive via votre navigateur ou l’application mobile dédiée, qui est actuellement disponible pour Android et iOS.

Naviguer

Capture d'écran des boutons du menu Google Drivecapture d’écran

Une fois connecté à Drive, cliquez sur le bouton Nouveau signe plus multicolore dans le coin supérieur gauche ou sur Mon Drive, situé vers le centre de l’écran. Dans l’application mobile, appuyez sur le cercle avec le signe plus dans le coin inférieur droit. Cela ouvre un menu qui vous permettra de créer ou de télécharger un fichier sur Drive. Vous pouvez créer une feuille de calcul, un document Word, une présentation de diaporama, un formulaire, un dessin et bien d’autres choses via des applications tierces.

Nous n’entrerons pas ici en détail sur l’utilisation de chacun de ces programmes gratuits, mais voici quelques conseils pour apprendre à utiliser rapidement ces services :

Astuce 1: Les boutons de Drive sont assez simples, mais si vous n’êtes pas sûr de ce que l’on fait, survolez-les simplement avec votre souris. Une fenêtre contextuelle devrait apparaître qui explique la fonction du bouton.

Astuce 2 : Si vous avez déjà utilisé Microsoft Office, c’est-à-dire Excel, Word ou PowerPoint, les logiciels Sheets, Docs et Slides de Google devraient vous sembler familiers. Ils fonctionnent de la même manière et sont sans doute plus intuitifs. Vous ne trouverez pas autant de fonctionnalités avancées que dans les logiciels de Microsoft, mais Drive est gratuit, il faut donc s’y attendre.

Astuce 3 : Bien que vous puissiez accéder à la page principale de Docs, Sheets ou Slides pour voir tous les fichiers de ce type en un seul endroit, la création de dossiers peut être un meilleur moyen de rester organisé. Pour créer un dossier, cliquez sur le bouton Nouveau dans le coin supérieur gauche, sélectionnez Dossier et nommez le répertoire de fichiers. Ensuite, faites simplement glisser votre ou vos fichiers dans le dossier de votre choix à partir de la page principale de Drive.

Vous pouvez également mettre en vedette des fichiers auxquels vous souhaiterez accéder plus tard en cliquant sur Ajouter une étoile dans le menu de cet élément, mais gardez à l’esprit qu’ils ne peuvent être consultés que par la personne qui les a ajoutés et non par ceux avec qui vous avez partagé un élément particulier. .

Astuce 4: Une autre façon de trouver rapidement un élément dans votre Drive consiste à utiliser la fonction Rechercher dans Drive. En haut de chaque page se trouve un champ où vous pouvez rechercher un fichier en utilisant son nom ou son type de fichier. Si vous appuyez sur la flèche vers le bas dans ce champ ou sur Plus d’outils de recherche, vous pouvez spécifier encore plus et rechercher des fichiers en fonction de critères spécifiques, tels que la date ou avec qui vous avez partagé le fichier.

Tirer le meilleur parti de Google Drive

Téléchargement et partage de documents

Pour télécharger un document dans Drive, cliquez sur le bouton Télécharger des fichiers ou Télécharger un fichier sous Nouveau ou Mon Drive, puis sélectionnez un fichier sur votre ordinateur. Drive est idéal pour un usage personnel, mais ce qui le distingue des autres services cloud, ce sont ses puissants outils de collaboration. Si vous devez travailler à distance avec quelqu’un sur un projet, vous pouvez partager un document avec lui et apporter des modifications ensemble en temps réel.

Pour partager un document après l’avoir créé, regardez dans le coin supérieur droit de la fenêtre du fichier et recherchez le bouton Partager.

Pour partager un document après l’avoir créé, cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit, ajoutez vos collaborateurs à l’aide de leurs adresses e-mail, puis cliquez sur le bouton bleu Terminé. Une fois qu’ils ont obtenu l’accès, le document devrait apparaître sous l’onglet Partagé avec moi dans leur tableau de bord Drive, et un lien vers le document partagé sera également envoyé dans leur boîte de réception.

capture d'écran de partage de fichiers google drivecapture d’écran

Vous pouvez utiliser le lien partageable au bas du menu Partager avec des personnes et des groupes pour envoyer le fichier par SMS ou par un autre service de messagerie. Cliquez simplement sur Copier le lien en bas de ce menu.

À l’intérieur d’un document partagé, vous pouvez voir qui d’autre le modifie actuellement en regardant dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Les noms des collaborateurs seront affichés dans différentes couleurs (ou avec leur photo de compte), afin que vous puissiez rapidement les distinguer. Passez simplement votre curseur sur n’importe quelle couleur pour voir qui elle représente.

Téléchargement de documents et accès aux fichiers hors ligne

Une autre fonctionnalité utile de Drive est la possibilité d’afficher et de modifier des fichiers même si vous n’avez pas accès à Internet. Tout ce que vous avez à faire est de télécharger l’extension Google Docs Offline pour Google Chrome. Une fois téléchargé (et activé dans vos paramètres Drive), vous pouvez accéder à des fichiers spécifiques (Docs, Sheets et Slides) même lorsque vous voyagez ou sans Internet pendant quelques heures. Un cercle gris traversé d’un éclair apparaîtra à côté de votre nom de fichier dans la fenêtre de fichier, vous indiquant lorsque vous êtes hors ligne.

L’un des inconvénients, cependant, est que vous ne pouvez accéder qu’aux fichiers que vous avez créés et que vous n’avez partagés avec personne. Vous devez également avoir déjà ouvert Google Drive dans votre navigateur pour le faire. Les données sont également accessibles hors ligne via l’application mobile, en supposant que vous ayez activé la fonction dans les paramètres au préalable.

Ajouter plusieurs collaborateurs via un groupe Google

Si vous souhaitez partager un document avec un grand groupe de personnes, vous pouvez éviter d’entrer chaque adresse e-mail individuellement en partageant le document avec un groupe Google entier. Chaque personne de ce groupe (ainsi que les personnes ajoutées au groupe plus tard) aura alors accès à tout ce que vous avez partagé.

Partage de plusieurs fichiers à la fois

partager le dossier dans la capture d'écran de google drive

Besoin de partager un tas de fichiers à la fois ? Plutôt que de partager chaque fichier individuellement, vous pouvez les déplacer dans un dossier et partager ce dossier. Toutes les personnes avec lesquelles vous partagez le dossier auront accès à toutes les données qu’il contient.

Conversion de documents créés avec d’autres programmes

Si vous avez un fichier de document créé dans un autre programme mais que vous devez le convertir en Google Drive, vous avez de la chance. Vous pouvez effectuer le changement rapidement, à condition que les documents soient correctement formatés. Une fois que vous l’avez déplacé vers Google Docs, vous pouvez immédiatement partager le fichier avec n’importe quel collaborateur. Pour commencer, téléchargez votre fichier sélectionné. Ouvrez-le dans Drive et un écran d’aperçu du document apparaîtra. Sélectionnez Ouvrir avec dans le bouton du menu déroulant. Selon le type de fichier, Google peut faire automatiquement des suggestions sur le programme avec lequel l’ouvrir. Faites une sélection dans la liste et convertissez le fichier au format Google Docs. Vous trouverez ci-dessous les formats de fichiers que vous pouvez actuellement convertir dans Google Drive.

Documents
Feuilles de calcul
Présentations
Dessins
OCR

.doc .xls .ppt .wmf .jpg .docx .xlsx .pps .gif .html .ods .pptx .png texte brut (.txt) .csv .pdf .rtf .tsv .txt .tab

Revenir à une ancienne version d’un document

Capture d'écran de l'historique des révisions de Google Drivecapture d’écran

L’un des inconvénients les plus importants des projets collaboratifs est qu’il peut être difficile de trouver la modification d’un collaborateur et de la corriger s’il fait une erreur. Cela peut être fastidieux à faire sur des fichiers en direct où plusieurs personnes peuvent apporter des modifications simultanément. Google a fait des progrès significatifs pour minimiser le problème pour les collaborateurs. Drive enregistre chaque version mise à jour de vos documents pendant 30 jours ou 100 révisions, selon la première éventualité. Cette fonction d’enregistrement automatique permet de revenir facilement à une ancienne version d’un fichier, même si vous devez revenir plusieurs fois.

Pour récupérer une version précédente de votre document, ouvrez le fichier que vous souhaitez modifier. Cliquez sur Historique des fichiers et des versions, puis choisissez Voir l’historique des versions. Un nouvel écran s’ouvrira et une barre apparaîtra sur le côté droit du document. Cette barre est la clé : elle listera toutes les révisions précédentes par ordre chronologique. Cliquez sur l’un d’eux pour obtenir un aperçu de cette révision. Lorsque vous trouvez la correction à laquelle vous souhaitez revenir, cliquez sur le bouton bleu Restaurer cette version qui apparaît en haut de l’écran, et cela changera immédiatement. Cet historique des révisions est également utile car il montre exactement qui a effectué quelles modifications. Si vous remarquez qu’une personne a tendance à être plus problématique, vous pouvez modifier ses droits d’édition en droits de lecture seule.

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