Comment faire

Comment utiliser les règles Outlook pour organiser facilement votre boîte de réception

Pour être un communicateur efficace, vous devez être un organisateur efficace. La même chose s’applique à vos dossiers Outlook. Une boîte de réception désorganisée entrave votre capacité à communiquer et à collaborer. Voici comment créer des règles pour les messages et organiser votre boîte de réception.

Quelles sont les règles Outlook ?

Les règles sont un moyen d’automatiser les actions dans Outlook que vous devriez normalement effectuer manuellement. Les règles sont des actions qui sont prises si un message répond à des critères prédéterminés. Si vous recevez beaucoup de factures de divers fournisseurs, vous pouvez automatiser le processus de tri en créant une règle pour les envoyer automatiquement dans leurs dossiers désignés.

Créer une règle

Comment créer une règle Outlook à l’aide de modèles existants

Assistant de règles

Pour créer une règle dans Outlook :

  1. Clique le Déposer onglet dans le ruban de navigation.
  2. Cliquez sur Gérer les règles et les alertes.
  3. Cliquez sur Nouvelle règle dans l’onglet Règles de messagerie de la boîte de dialogue Règles et alertes.
  4. Procéder à Étape 1 : sélectionnez un modèle.
  5. Choisissez un modèle parmi les Restez organisé ou Tiens-toi à jour liste des modèles de règles.
  6. Procéder à Étape 2 : Modifier une description de règle.
  7. Cliquez sur la valeur soulignée.
  8. Cliquez sur Suivant.
  9. Choisissez les conditions de message que vous préférez sous Étape 1 : Sélectionnez les conditions.
  10. Cliquez sur les valeurs soulignées présentées à partir des conditions sélectionnées.
  11. Entrez les détails des valeurs soulignées sous Étape 2 : Modifiez la description de la règle.
  12. Cliquez sur Suivant.
  13. Choisissez les exceptions à la règle sous Étape 1 : sélectionnez les exceptions.
  14. Cliquez sur Suivant.
  15. Choisissez des valeurs pour le texte souligné sous Étape 2 : Modifiez la description de la règle.
  16. Cliquez sur Suivant.
  17. Entrez un nom sous Étape 1 : spécifiez un nom pour cette règle.
  18. Sélectionnez des actions supplémentaires sous Étape 2 : Configurer les options de règle.
  19. Cliquez sur Finir.

Lorsque vous configurez des options de règle supplémentaires, vous verrez que la nouvelle règle sera activée par défaut. Tout ce que vous avez à faire est de décocher la case « Activer cette règle » pour la désactiver. Outlook vous permet d’exécuter la nouvelle règle sur les messages actuellement dans votre boîte de réception. Vous pouvez également choisir d’appliquer cette règle à votre compte actuel ou à tous les comptes que vous avez configurés dans Outlook.

Comment créer une règle Outlook nouvelle ou personnalisée

création de règle

Pour créer une règle :

  1. Clique sur le Déposer languette.
  2. Sélectionner Gérer les règles et les alertes.
  3. Cliquer sur Nouvelle règle dans l’onglet Règles de messagerie de la fenêtre contextuelle Règles et alertes.
  4. Sélectionnez une option dans le Partir d’une règle vierge section, puis choisissez soit « Appliquer la règle aux messages que je reçois » ou « Appliquer la règle aux messages que j’envoie ».
  5. Cliquez sur Suivant.
  6. Choisissez les conditions que les messages doivent remplir en ce qui concerne la règle sous Étape 1 : Sélectionnez la ou les conditions.
  7. Spécifiez la valeur de toute condition soulignée pour la règle sous Étape 2 : Modifiez la description de la règle.
  8. Cliquez sur Suivant.
  9. Choisissez ce que vous voulez faire avec le message sous Étape 1 : Sélectionnez une ou plusieurs actions.
  10. Définir la valeur des actions soulignées sous Étape 2 : Modifiez la description de la règle.
  11. Cliquez sur Suivant.
  12. Choisissez d’ajouter des exceptions à la règle rédigée sous Étape 1 : sélectionnez les exceptions.
  13. Remplissez toutes les valeurs soulignées sous Étape 2 : Modifiez la description de la règle.
  14. Cliquez sur Suivant.
  15. Saisissez un nom pour la nouvelle règle dans le champ Terminer la configuration de la règle section.
  16. Sélectionnez ou désélectionnez les options de règle de configuration pour exécuter la règle sur les messages existants, activer ou désactiver la règle ou appliquer la règle à tous les comptes.
  17. Cliquez sur Finir.

Comment créer une règle à partir d’un message

Pour créer une règle à partir d’un message :

  1. Cliquez sur un message de votre boîte de réception ou des éléments envoyés.
  2. Sélectionnez le Accueil onglet du ruban de navigation.
  3. Sélectionner Des règles du groupe « Déplacer ».
  4. Choisir Créer une règle dans la liste déroulante. (Vous pouvez également choisir dans la liste des règles suggérées.)
  5. Cliquez sur les cases à cocher présentées sous la section Lorsque je reçois un e-mail avec toutes les conditions sélectionnées.
  6. Choisissez une action à appliquer lorsque les conditions sont remplies sous Faites ce qui suit.
  7. Choisir d’accord pour créer la règle ou Options avancées, qui vous guide dans le même assistant de règles que celui utilisé pour créer des règles.

Gérer vos règles

Comment modifier une règle :

règles de gestion et alertes

Pour modifier une règle :

  1. Clique sur le Déposer languette.
  2. Sélectionner Gérer les règles et les alertes.
  3. Sélectionnez une règle dans la liste.
  4. Sélectionner Modifier la règle dans l’onglet « Règle de courrier électronique ».
  5. Sélectionner Paramètres de règle pour accéder à l’assistant de règles et suivre la procédure de création d’une nouvelle règle.
  6. Sélectionner Renommer la règle donner un nouveau nom à une règle.
  7. Choisir Déplacer le dossier pour déplacer la règle vers un autre dossier et la supprimer du dossier actuel.
  8. Choisir Copier dans le dossier pour appliquer la règle à plusieurs dossiers.
  9. Cliquez sur Appliquer.
  10. Cliquez sur d’accord.

Comment supprimer une règle Outlook

Pour supprimer une règle :

  1. Clique sur le Déposer languette.
  2. Sélectionner Gérer les règles et les alertes.
  3. Cliquez sur la règle à supprimer.
  4. Sélectionner Supprimer.
  5. Cliquez sur Oui pour confirmer l’action.
  6. Cliquez sur d’accord.

Comment exécuter une règle existante manuellement

exécuter les règles maintenant

Pour exécuter manuellement une règle :

  1. Sélectionnez le dossier dans le volet de gauche sur lequel exécuter les règles.
  2. Sélectionnez le Dossier onglet dans le ruban de navigation.
  3. Sélectionner Exécuter les règles maintenant dans le groupe « Nettoyage ».
  4. Cochez les cases des règles préférées sous Sélectionnez les règles à exécuter.
  5. Utilisez le Tout sélectionner ou Tout déselectionner boutons pour modifier vos sélections.
  6. Choisissez un nouveau dossier auquel appliquer les règles à la place sous Exécuter dans le dossier.
  7. Choisissez d’inclure également les sous-dossiers.
  8. Choisir d’appliquer les règles à Tous les messages, Lire les messages ou Messages non lus.
  9. Cliquez sur Cours maintenant éxécuter.
  10. Cliquez sur Fermer une fois les actions terminées.

Comment exporter une règle Outlook

Pour exporter une règle :

  1. Sélectionnez le Déposer onglet dans le ruban de navigation.
  2. Sélectionner Gérer les règles et les alertes.
  3. Cliquez sur les cases à cocher des règles que vous souhaitez exporter.
  4. Sélectionner Options dans la fenêtre « Règles et alertes ».
  5. Sélectionner Règles d’exportation.
  6. Sélectionnez un nom pour votre fichier de règles exporté.
  7. Sélectionnez un emplacement pour enregistrer le fichier.
  8. Cliquez sur Sauvegarder.

Comment importer une règle

Pour importer une règle :

  1. Sélectionnez le Déposer languette.
  2. Sélectionner Options.
  3. Choisir Règles d’importation.
  4. Accédez à l’emplacement des fichiers de règles à importer.
  5. Sélectionner Ouvert.
  6. Cliquez sur d’accord.

Emballer

En utilisant efficacement les règles, vous pouvez supprimer une grande partie du travail inutile de la gestion de la boîte de réception. Ils sont incroyablement faciles à configurer et à modifier en fonction des changements présentés. Quelle est la règle préférée que vous avez mise en place ? Combien de règles avez-vous en cours d’exécution ? Faites le nous savoir dans les commentaires.

Microsoft Office 101 : Aide, procédures et didacticiels

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